DOANH NGHIỆP VÀ CÁ NHÂN CẦN LƯU Ý GÌ KHI THAY ĐỔI ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH

Từ ngày 01/07/2025, mô hình chính quyền địa phương hai cấp chính thức được triển khai và đi vào hoạt động. Đây là một bước chuyển quan trọng trong tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, đồng thời cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp, bao gồm thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, điều chỉnh nghĩa vụ thuế, thay đổi chính sách hỗ trợ từ chính quyền, và tác động đến chiến lược thị trường.

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin, cũng như tìm tới nhà tư vấn về thủ tục pháp lý, và điều chỉnh chiến lược kinh doanh để thích ứng. 

Dưới đây là một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý trong thời điểm chuyển mình của Đất nước.

1. Thay đổi địa giới hành chính không ảnh hưởng đến địa chỉ doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay hóa đơn

Theo quy định tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Công văn 11984/TB-CCTKV02 năm 2025, việc thay đổi địa giới hành chính theo quy định của Nhà nước không ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKKD) hoặc các giấy tờ liên quan khác như Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã được cấp. Doanh nghiệp vẫn được tiếp tục sử dụng các giấy tờ hiện có mà không bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan đăng ký kinh doanh, trừ khi có nhu cầu chủ động cập nhật hoặc đồng thời thực hiện khi thay đổi nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp địa chỉ thực tế của doanh nghiệp không thay đổi nhưng tên đơn vị hành chính bị điều chỉnh (ví dụ: phường, quận, xã...), doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới, có thể gửi thông báo đề nghị bổ sung thông tin đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và sẽ được cấp lại Giấy chứng nhận ĐKKD với thông tin địa chỉ đã cập nhật.

Đối với hóa đơn điện tử, theo hướng dẫn của Chi Cục thuế Khu vực II tại Công văn 11984/TB-CCTKV02 năm 2025, cơ quan thuế đã chủ động cập nhật thông tin địa chỉ của người nộp thuế trên hệ thống theo đơn vị hành chính mới. Điều này có thể dẫn đến việc địa chỉ trên hóa đơn điện tử khác với địa chỉ ghi trong Giấy chứng nhận ĐKKD, nhưng không làm phát sinh nghĩa vụ cập nhật thông tin trên hóa đơn. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh địa chỉ trên hóa đơn, và có thể sử dụng văn bản thông báo từ cơ quan thuế để giải trình với đối tác hoặc cơ quan liên quan. Theo khoản 4 và 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), mặc dù địa chỉ trên hóa đơn cần phù hợp với đăng ký doanh nghiệp, nhưng nếu thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật chính thức theo danh mục địa bàn hành chính mới, thì hóa đơn vẫn hợp lệ và không bị coi là vi phạm quy định.

2. Con dấu của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng bởi thay đổi địa giới hành chính

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau: 

• Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
• Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Như vậy, doanh nghiệp tự quản lý con dấu và không phải thông báo với cơ quan nhà nước. Do đó, khi thay đổi địa giới hành chính không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của con dấu hiện tại.

3. Mã số doanh nghiệp có là mã số thuế doanh nghiệp không?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về mã số doanh nghiệp như sau:

Điều 8. Mã số doanh nghiệp, mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, mã số địa điểm kinh doanh

• Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động thì mã số doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực.
• Mã số doanh nghiệp được tạo, gửi, nhận tự động bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Hệ thống thông tin đăng ký thuế và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định trên, mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.

Như vậy, mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế doanh nghiệp để thực hiện nghĩa vụ thuế.

4. Đối với các cá nhân được cơ quan thuế chỉ định quyết toán thuế TNCN trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính

Trong trường hợp có thay đổi địa giới hành chính, các cá nhân được cơ quan thuế chỉ định thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân không cần quá lo lắng hay vội vàng, bởi cơ quan thuế sẽ có hướng dẫn cụ thể và phù hợp để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ thuế của người nộp thuế được thực hiện đúng quy định.

Tóm lại, sáp nhập không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh, mà còn là thách thức đòi hỏi sự thích ứng linh hoạt và chủ động trong việc cập nhật thông tin, điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách kịp thời và hiệu quả. FAC sẽ luôn đồng hành cùng khách hàng để tư vấn, hỗ trợ và cung cấp các giải pháp phù hợp, giúp doanh nghiệp vững vàng trong quá trình chuyển đổi và phát triển.